Выплата зарплаты

По результатам произведенных в программе начислений и удержаний образуются причитающиеся к выплате суммы. Программа позволяет подготовить ведомости для выплаты этих сумм (Зарплата – Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты): автоматически заполнить списки сотрудников, сформировать соответствующие печатные формы или файлы.

Ведомости могут быть оформлены и без предварительного начисления сумм, например для выплаты аванса, – в этом случае может образовываться задолженность сотрудников перед организацией.

Причитающиеся суммы выплачиваются сотрудникам либо по безналичному расчету (как правило, перечислением на банковский счет), либо наличными деньгами. Можно выделить следующие наиболее распространенные места (способы) выплаты зарплаты:

■ зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта;

■ перечислением на произвольный счет в банке;

■ через кассу;

■ через раздатчика.

Настройка способа выплаты зарплаты производится в карточках организации (НСИ и администрирование – Организации – закладка Зарплата и кадры – Бухучет и выплата зарплаты), подразделения из списка Подразделения организаций на закладке Бухучет и выплата зарплаты, сотрудника (Кадры – Сотрудники – Выплаты, учет затрат).

По умолчанию документ Списание безналичных денежных средств при выплате зарплаты и перечислении денежных средств при прочих расчетах с персоналом делает проводку Дт 57 Кт 51. Содержание данной проводки регулируется функциональной опцией Использовать переводы в пути при перечислении денежных средств на выплату зарплаты начиная с: (НСИ и администрирование - Казначейство и взаиморасчеты - Денежные средства). Если опция включена, то, начиная с указанной даты, проводка формируется с использованием счёта 57 «Переводы в пути» и требуется загрузка или создание документа Зачисление денежных средств на лицевые счета (при ведении учёта зарплаты во внешней программе создание этого документа не требуется). Если опция отключена, то будет формироваться проводка Дт 70 (73) Кт 51. Подробнее про документ Зачисление денежных средств на лицевые счета можно прочитать в статьях: Возврат неперечисленной зарплаты, Перечисление денежных средств подотчетникам по списку.

Банковские счета сотрудников могут открываться централизованно – в рамках так называемого зарплатного проекта (договора организации с банком о перечислении заработной платы на карточки сотрудников). При этом в организации могут одновременно действовать несколько зарплатных проектов.

После подписания договора с организацией банк выпускает для сотрудников именные зарплатные карты – обычные дебетовые (расчетные) карточки со всем возможным набором услуг.

Процесс перечисления денег на счета работников состоит из нескольких этапов:

■ Расчетчик формирует реестр на перечисление зарплаты. Реестр представляет собой файл со списком сотрудников, лицевыми счетами и суммами к перечислению. Реестр формируется на основании ведомости и появляется в списке присоединенных файлов ведомости. Если в один реестр требуется поместить данные нескольких ведомостей, то в файл выгружается Заявка на расходование денежных средств, содержащая нужные ведомости.

■ Расчетчик или казначей направляют в банк зарплатного проекта реестр на выплату, который служит основанием для пополнения карточного счета клиента (реестр может быть отправлен в электронном виде).

■ Казначей отправляет в банк платежное поручение на списание с его расчетного счета суммы, соответствующей итоговой сумме по реестру. Получателем является отделение банка зарплатного проекта, а счетом, на который производится перечисление, – счет зарплатного проекта. Денежные средства поступают на «зарплатный» счет.

■ Средства перераспределяются на индивидуальные карточные счета работников в соответствии с реестром выплат.

■ Банк в ответ на полученный реестр передает файл, подтверждающий зачисление зарплаты.

■ Ответ из банка загружается в программу. Если по каким-то причинам зарплата не зачислена (неверно указан лицевой счет сотрудника и др.), то в системе регистрируется невыплата зарплаты.

Для выполнения всей работы по обмену с банком в программе предусмотрено рабочее место Зарплата – Выплаты – Обмен с банками (зарплата).

 Предварительно нужно в карточке зарплатного проекта (Зарплата – Настройки и справочники – Нормативно-справочная информация – Зарплатные проекты) установить флажок Использовать обмен электронными документами.

После загрузки в программу подтверждения из банка автоматически создается документ Зарплата – Выплаты – Подтверждение зачисления зарплаты.

В программе выплата в рамках зарплатного проекта отражается на основании ведомости при помощи документа Казначейство – Банк – Безналичные платежи – Списание безналичных денежных средств с видом операции Выплата по ведомости по зарплатному проекту. В форме выбора ведомости есть отбор по виду дохода:

При включении настройки Использовать переводы в пути при перечислении денежных средств на выплату зарплаты начиная с  (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты - Денежные средства) процесс списания денежных средств организации и зачисления зарплаты на счета сотрудников будет выполняться с использованием счета 57 (денежные средства в пути). Подробнее можно прочитать в статье Списание денежных средств с расчетных счетов организации.

Также сотрудник может указать произвольный банковский счет для перечисления на него зарплаты.

В данном случае отражение выплаты осуществляется при помощи документа Списание безналичных денежных средств с видом операции Выплата по ведомости на лицевые счета. В форме выбора ведомости есть отбор по виду дохода (аналогично выплате зарплаты по зарплатному проекту).

Наличные деньги, как правило, выдаются непосредственно сотрудникам через кассу (касс может быть несколько).

Регистрация выплаты зарплаты осуществляется при помощи документа Казначейство – Касса – Расходный кассовый ордер. При этом возможен выбор следующих хозяйственных операций: Выплата по ведомости через кассу (если заработная плата выдается работникам по списку) и Выплата по ведомости работнику (если заработная плата выдается одному работнику).

Деньги за некоторых сотрудников могут быть выданы сначала некоторому лицу (раздатчику), уполномоченному на их передачу этим сотрудникам. Раздатчик, в свою очередь, раздает причитающиеся деньги непосредственно сотрудникам. Как правило, в роли раздатчиков выступают руководители подразделений, которые производят выплаты своим сотрудникам.

Выплата в данном случае отражается при помощи документа Расходный кассовый ордер с видом операции Выплата по ведомости раздатчиком.

В программе имеется возможность вести учет депонированных сумм: отражать депонирование зарплаты, выплату депонированной зарплаты, списание депонированной зарплаты.

Для депонирования заработной платы используется одноименный документ Казначейство – Касса – Депонирование зарплаты, который можно создать на основании документа Ведомость в кассу.

Для выплаты депонированной зарплаты нужно ввести Расходный кассовый ордер (можно на основании документа Депонирование зарплаты) с видом операции Прочий расход. В документе требуется выбрать статью активов/пассивов Депонированная зарплата, счет учета 76.04 и документ депонирования. При проведении Расходный кассовый ордер сформирует нужные движения по выплате депоненту.

Для списания депонированной зарплаты рекомендуется использовать документ Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Отражение прочих доходов и расходов с видом операции Регистрация доходов.

После депонирования данные по задолженности по заработной плате исчезают из отчетов по зарплате, поскольку это уже не зарплата, которую предстоит выплатить, а депонированная сумма, которая учитывается отдельно. Для этой цели существуют отчеты Анализ депонированной зарплаты, Книга учета депонентов и Список депонентов.

Если сотруднику начислена и выплачена большая сумма, чем предусмотрено условиями трудового договора, то зарплата к выплате в следующем месяце должна быть уменьшена на сумму переплаты. Ошибку можно исправить разными способами – например, уменьшить оклад путем создания документа-исправления к документу Прием на работу при помощи гиперссылки Исправить.

При начислении зарплаты в следующем месяце автоматически будет произведен перерасчет, данные о котором появятся на закладке Доначисления, перерасчеты документа Начисление зарплаты и взносов.

И, соответственно, при формировании ведомости сумма заполнится за вычетом суммы переплаты. Такой сценарий является более удобным как для сотрудников, так и для операторов системы, поскольку операция требует меньше действий для отражения в программе.

Если же денежные средства возвращены сотрудником в кассу или поступили на расчетный счет, то требуется оформить Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных денежных средств с операцией Прочее поступление и указать статью пассивов Оплата труда.

Поскольку сотрудник самостоятельно вернул излишне выплаченную сумму, зарплата к выплате не должна быть уменьшена на сумму возврата. Возврат должен быть зарегистрирован в контуре расчета зарплаты: с помощью документа Перенос данных требуется сформировать движения со знаком «-» на сумму возврата по регистрам Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками, Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.

Возврат банком неисполненного платежа может осуществляться в рамках зарплатного проекта или в результате перечисления заработной платы на лицевые счета сотрудников.

В общем случае возврат по зарплатному проекту проходит по выписке общей суммой неперечисленной зарплаты, а информация о сотрудниках, которым зарплата не перечислена, содержится в ответе из банка зарплатного проекта.

Поэтому при возврате по зарплатному проекту в системе требуется ввести две операции:

■ на основании ответа из банка зарплатного проекта ввести документ Казначейство – Безналичные платежи - Зачисление денежных средств на лицевые счета;

■ оформить возврат денежных средств на расчетный счет.

Подтверждение из банка вводится автоматически при загрузке файла из банка в формате XML по кнопке Выгрузка и загрузка платежей в форме списка Казначейство  - Безналичные платежи. Этот документ сторнирует выплату в контуре расчета зарплаты.

Возврат оформляется документом Поступление безналичных денежных средств с операцией Возврат неперечисленных по реестру платежей, где указываются платежное поручение, при помощи которого зарплата была выплачена, и подтверждение о зачислении зарплаты. Этот документ отражает движение денежных средств.

В случае возврата денежных средств по операции перечисления заработной платы на лицевые счета сотрудников в документе Поступление безналичных денежных средств необходимо выбрать вид операции Возврат зарплаты неперечисленной на лицевой счет.

Если возврат средств был сделан по причине закрытия лицевого счета сотрудника, и необходимо перечислить денежные средства повторно на другой счет по этой же выписке и заявке на расходование денежных средств, то нужно в первоначальном документе Списание безналичных денежных средств убрать флаг Оплата по заявке и выбрать операцию Прочий расход. В таком случае при возврате в документе Поступление безналичных денежных средств выбирается операция Прочее поступление, а повторное списание денежных средств по операции перечисления заработной платы отражается как единственное на основании первоначально созданной ведомости и заявки. Данная рекомендация выполнима в том случае, если на получателя оформлена отдельная заявка и отдельный документ списания денежных средств.

Предположим, одному из контрагентов была оказана услуга, операция отражена так:

Сотруднику начислена заработная плата, исчислен НДФЛ, исчислены страховые взносы:

Документом отражения зарплаты в финансовом учете за этот месяц будут сформированы следующие проводки:

Чтобы списать задолженность по выплате заработной платы на третье лицо, нужно настроить такое удержание:

Удержание вводится в соответствующей сумме, при этом нужно указать в полях "с ... по" дату перечисления контрагентом денежных средств на счет сотрудника:

В документе начисления зарплаты за месяц, в котором было перечисление, будет рассчитано удержание:

Документ отражения зарплаты в финансовом учете сформирует проводку по кредиту 73 счета:

Далее документом списания задолженности необходимо списать перечисленную контрагентом сумму по дебету счета 73:

В такой ситуации необходимо учитывать, что НК РФ предполагает возможность перечисления за налогоплательщика налога или взносов третьим лицом, но это неприменимо в отношении НДФЛ. Работодатель в данном случае не является налогоплательщиком, работодатель является налоговым агентом. Обязанность удержания НДФЛ предусмотрена для налогового агента, а не для третьих лиц. Третьим лицом НДФЛ не может быть удержан. Удержание НДФЛ в данном случае не будет отражено в учете.

Если контрагент будет перечислять страховые взносы, это можно отразить также документом списания задолженности:

На счетах бухгалтерского учета эти операции будут отражены так:

В расчетных листках эта ситуация будет выглядеть так: